Kundendatenschutz

Wie wir Kundendaten bei FCS verarbeiten

Hierüber möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten innerhalb der FCS-Gruppe geben. Welche personenbezogenen Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen. Sollten Sie weitere Fragen zu den einzelnen Verarbeitungstätigkeiten haben oder detailliertere Informationen wünschen, dann kontaktieren Sie bitte unser Datenschutzteam.

Darüber hinaus kann diese Datenschutzinformation von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Die aktuelle Version finden Sie jederzeit auf dieser Seite.

Stand: 01.09.2025

Wer ist für Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist das FCS Unternehmen, mit dem Sie in eine Vertragsbeziehung unterhalten oder anderweitig in Kontakt stehen (im weiteren Verlauf „FCS“ oder „wir“). Der Verantwortliche kann in der Regel aus folgender Quelle entnommen werden:

• Sofern Sie Kunde, Lieferant oder Dienstleister von FCS sind oder in einer sonstigen Geschäftsbeziehung zu uns stehen, ist Ihr FCS Vertragspartner Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts
• Das in der E-Mail-Signatur ihrer Kontaktperson angegebene Unternehmen
• Das im Impressum, in gesonderten Datenschutzhinweisen oder in den Nutzungs- bzw. Einkaufsbedingungen aufgeführte Unternehmen
• Das im Impressum oder Datenschutzhinweisen aufgeführte Unternehmen des jeweiligen Social-Media-Auftritts
• Das zu FCS-Veranstaltungen einladende Unternehmen (digital oder vor Ort)
• Als Besucher oder Besucherin eines unserer Werksgelände dasjenige Unternehmen, dessen Termin sie wahrnehmen oder dessen Stand Sie besuchen

Gemeinsame Verantwortlichkeit

Wir nutzen im Zuge unserer geschäftlichen Aktivitäten unter Umständen gemeinsame Datenbanklösungen und greifen soweit erforderlich auf einen gemeinsamen Datenbestand zu, um Kundenanfragen zu beantworten oder (Teil)Vertragsleistungen gegenüber Kunden zu erbringen. Die FCS Unternehmen sind hierbei jeweils selbständig für die rechtmäßige Verarbeitung von personenbezogenen Daten und die Gewährleistung von Betroffenenrechten einschließlich der Bereitstellung von Pflichtinformationen verantwortlich. Soweit notwendig, unterstützen sich die Unternehmen hierbei gegenseitig.

Sie haben Fragen zum Datenschutz?

Fragen hinsichtlich des Datenschutzes können Sie an die Kontaktinformationen des jeweiligen Verantwortlichen oder direkt an FCS richten.

Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten unserer deutschen Gesellschaften unter:
c/o activeMind AG Management- und Technologieberatung
Potsdamer Str. 3
80802 München
Tel.: 089 / 91 92 94 – 900
E-Mail: fcs@activemind.de

Oder unser FCS-Datenschutzteam unter:
E-Mail: datenschutz@fcs-munich.com

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken und auf folgender Rechtsgrundlage:

Auf Grundlage Ihrer Einwilligung

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung nur gemäß den in der gesonderten Einwilligung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten personenbezogenen Daten. Dies kann unter Umständen der Fall sein, wenn wir Direktmarketingmaßnahmen durchführen, die nicht ausschließlich auf unserem berechtigten Interesse basieren. Oder wir auf unseren Veranstaltungen audiovisuelle Aufzeichnungen anfertigen (Fotografien, Videoaufnahmen oder sonstige Aufzeichnungen). In diesen Fällen informieren wir Betroffene gesondert hierüber.

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten

Die Verarbeitung ist für die Erfüllung und/ oder vertraglichen Nebenleistungen eines Vertrags mit Ihnen erforderlich.
Sofern Sie uns bezüglich eines Angebotes anfragen, erfolgt die Datenverarbeitung auf Ihre Anfrage und ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben

Wir unterliegen diversen gesetzlichen Verpflichtungen, die eine Datenverarbeitung nach sich ziehen. Hierzu zählen z. B. Steuergesetze, sowie die gesetzliche Buchführung, die Erfüllung von Anfragen und Anforderungen von Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden sowie die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten.
Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

Im Rahmen der Interessenabwägung

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder denen von Dritten. Beispiele für solche Fälle sind:

• Sofern Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden die von Ihnen eingegebenen Daten zum Zweck der individuellen Kommunikation mit Ihnen gespeichert;
• Speicherung weiterer Ansprechpartner in unserem CRM-System zur erweiterten Kommunikation;
• Übermittlung von personenbezogenen Daten innerhalb der Unternehmensgruppe für interne Verwaltungszwecke;
• Umfragen zur Verbesserung unserer Produkte, Kommunikation sowie Qualitätssicherung;
• Direktmarketing an Bestandskunden, sofern Sie der Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse zu werblichen Zwecken nicht widersprochen haben, erhalten Sie Informationen zu Neuigkeiten, Events per E-Mail;
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
• Abfrage von Teilnehmerdaten und weiterer relevanter Angaben zur Durchführung von FCS-Veranstaltungen;
• Maßnahmen zum Schutz der Sicherheit unseres Eigentums, unserer Werke sowie unserer Produkte und Dienstleistungen mittels Videoaufzeichnung, Besucherausweise oder bestimmter Zugangsschranken in unseren online erreichbaren Kundenportalen.

Wer bekommt Ihre Daten?

Datenweitergaben und Übermittlungen erfolgen bei FCS auf mehreren Ebenen. Einerseits werden Ihre Daten FCS-weit, innerhalb der gesamten Gruppe, sowie auch innerhalb bestimmter Geschäftsbereiche verarbeitet. Dies erfolgt regelmäßig nach Maßgabe der konkreten Kundenbeziehung und geschuldeter Produktpalette oder Dienstleistung entlang der Leistungskette. Darüber hinaus werden Daten innerhalb des Verantwortlichen an beispielsweise Lieferanten und oder Dritte zur Vertragserfüllung weitergegeben.

Konzerninterne Transfers

Innerhalb der FCS Business Group nimmt die Freudenberg Chemical Specialities GmbH als Holdinggesellschaft einige zentrale Funktionen wahr, worunter unter Umständen auch personenbezogene Daten auch gruppenweit verarbeitet werden. Zentrale Verarbeitungen sind beispielsweise solche, die für interne Verwaltungszwecke erforderlich sind (Konzernabschlüsse, Konsolidierung, Controlling, Unternehmenskommunikation, zentralistische Verwaltung im Einkauf und Beschaffungswesen.

Hierneben verarbeiten FCS Unternehmen als Dienstleistungsgesellschaften personenbezogene Daten im Auftrag der jeweils anderen Gruppengesellschaften. Darunter folgende Verarbeitungen:

• Shared-Service-Center in den Bereichen Personalverwaltung, Recht und Compliance;
• Dienstleistungen im IT-Service;
• Bereitstellung zentraler Zeiterfassungs- und Personalmanagementsysteme;
• Bereitstellung zentraler Datenbanken (CRM & ERP);
• Bereitstellung zentraler Kommunikationssysteme.

Innerhalb des Verantwortlichen

Innerhalb des FCS-Unternehmens erhalten Mitarbeitende Ihre Daten für den Kontakt mit Ihnen und die vertragliche Zusammenarbeit (inklusive der Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen).

Ihre Daten werden nur an diejenigen Dienstleister (Auftragsverarbeiter) weitergegeben, wenn es für die Erfüllung unserer vertraglichen Aufgaben notwendig ist (z. B. Transportunternehmen, Datenvernichter, IT-Supplier). Sämtliche Dienstleister sind auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages oder nach Maßgabe einer gesonderten Vereinbarung dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln.

Datenweitergabe an Dritte

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens (eigenständig Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts) ist zunächst zu beachten, dass wir nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anwendbaren Datenschutzvorschriften weitergeben.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

• öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung;
• Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute (Abwicklung Zahlungsverkehr);
• Steuerberater, Wirtschafts- und Lohnsteuer-/Betriebsprüfer, Datenschutzbeauftragte (gesetzlicher Prüfungsauftrag);
• Externe Auditoren und Prüfgesellschaften.

Sämtliche Dienstleister sind vertraglich gebunden und insbesondere dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte Drittstaaten) findet statt, soweit

• es gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten);
• Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder;
• wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung mit unserem Dienstleister abgeschlossen haben. In diesem Fall werden Ihre Daten darüber hinaus nur dann übermittelt, wenn entweder:
  • die Europäische Kommission entschieden hat, dass in dem Drittland ein angemessenes Schutzniveau besteht (Art. 45 DS-GVO) oder;
  • auf Basis geeigneter Garantien (Standardvertragsklauseln, die von der EU-Kommission erlassen wurden).

Wir haben zudem mit unseren Dienstleistern vertraglich vereinbart, dass auch mit deren Vertragspartnern immer Garantien zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus bestehen müssen. Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie dieser Garantien zur Verfügung.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht.

Ausnahmen zu den oben genannten Löschkriterien ergeben sich für Daten,

• die für die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, z. B. Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO), erforderlich sind. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre,
• zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse durch uns oder einen Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen. Eine darüber hinaus geltende Speicherdauer kann ausdrücklich angegeben werden. Dies ist in der Regel der Fall, wenn die Verarbeitung ihrer Daten auf Grundlage Ihrer gesonderten Einwilligung erfolgt.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen des Vertragsverhältnisses können Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, mit Ihnen in Kontakt zu treten, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen durchzuführen.